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Unabhängig davon, welches Klassifizierungssystem Sie verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie ein Dokument erstellen und auf dem neuesten Stand halten, das den Klassifizierungsplan zeigt, den Sie für die Datensätze Ihrer Abteilung verwenden. Sie sollte alle Themenüberschriften, Primär- und Sekundärklassen sowie alle Bereichshinweise für zusätzliche Erläuterungen enthalten. Bewahren Sie bei der Überarbeitung Ihres Klassifizierungsplans eine Archivkopie der veralteten Version auf, da dies beim Abrufen oder Verwenden von Dateien nützlich ist, die unter dem alten System erstellt und zuvor an das Datensatzcenter übertragen wurden. Im numerischen Blocksystem wird jeder Betreffüberschrift ein Zahlenblock zugewiesen. In diesem Beispiel wird jede Datei, die mit einer Zahl zwischen 800-899 beginnt, als Personaldatei identifiziert. Die Korrespondenz kann in Papierform eingereicht oder elektronisch aufbewahrt werden. Ziel ist es, das offizielle Format zu standardisieren. Entweder wird die gesamte Korrespondenz innerhalb einer bestimmten Datensatzreihe gedruckt, oder die gesamte Korrespondenz innerhalb dieser Serie wird elektronisch verwaltet. Jede Vervielfältigung, ob Papier oder Elektronik, fällt unter “Material, das ohne eine bestimmte Aufbewahrungsfrist entsorgt werden kann”.

Standardmäßig werden Abteilungsdateien unter RRSDA 1999-005, Allgemeine Verwaltungs-, Programm- und Betreffdateien geplant, es sei denn, es gilt ein spezifischerer Zeitplan. Im Modelldateiklassifizierungsplan werden Ausnahmen in Klammern mit einem Link zum spezifischeren, übergeordneten RRSDA angegeben. Die einzelnen Abteilungen sollten auch alle speziellen Aufbewahrungspläne der Abteilungen konsultieren, die speziell für ihre eigene Abteilung und ihre einzigartigen Aufzeichnungen erstellt wurden. Verwaltung von Korrespondenz und E-Mail Obwohl die Korrespondenz nur einen kleinen Prozentsatz des gesamten Datensatzvolumens ausmachen kann, stellt sie für viele Büros die größten Probleme dar. Die Korrespondenz besteht aus einzigartigen Dokumenten, die oft schwer zu klassifizieren sind. Jedes Büro kann eine andere Einstellung dazu haben, wie Korrespondenz eingereicht werden sollte, und unterschiedliche Anforderungen für das Abrufen von Informationen aus dem Dateisystem. Alle staatlichen Schulen in Victoria sind öffentliche Ämter nach dem Public Records Act 1973 und sind gesetzlich verpflichtet, die Regeln des Public Record Office Victoria zu befolgen. Das Public Record Office Victoria gibt Standards aus, die öffentliche Ämter bei der Erstellung, Verwaltung und Aufbewahrung/Vernichtung öffentlicher Aufzeichnungen im Besitz des öffentlichen Amtes leiten. Records Retention Schedules and Disposal Authorities (RRSDAs) geben einen Zeitplan für die Dauer der Aufbewahrung von Dateien an.

Ein RRSDA benennt eine bestimmte Klasse von Datensätzen und gibt an, wie lange Sie sie in Ihrem Büro aufbewahren sollten (“aktiver Aufbewahrungszeitraum”). Am Ende dieses Zeitraums sollten Sie die Datensätze an das University Records Centre (URC) übertragen, wo sie für den “halbaktiven Aufbewahrungszeitraum” gespeichert werden. Alle halbaktiven Datensätze bleiben unter der Kontrolle der Ursprungsabteilung. Nach Ablauf der “totalen Aufbewahrungsfrist” wird das auf der RRSDA angegebene “endgültige Dispositon” umgesetzt, und die Aufzeichnungen werden entweder vernichtet oder der Kontrolle des Archivs übergeben. Die Themenüberschriften stellen die grundlegenden Unterteilungen des Klassifizierungsplans dar und basieren weitgehend auf der Funktion. Der Modellplan enthält 14 Themenüberschriften, wobei jede Betreffüberschrift einen eigenen Abschnitt innerhalb des Plans enthält.